Contrat de mandat fiduciaire

Mandat comptable, fiscal, salarial, administratif et financier

Préambule

izecca fiduciaire repose sur un modèle fiduciaire conçu différemment de l'organisation traditionnelle du métier : une production comptable fortement rationalisée, des honoraires publics et déterminables avant l'exécution du travail, une utilisation intensive de l'automatisation pour les opérations répétitives, et une intervention humaine concentrée sur le contrôle, l'analyse, le conseil et les situations nécessitant un jugement professionnel.

Cette organisation a pour objectif de réunir dans un même modèle des honoraires accessibles, une production comptable rigoureuse, une forte disponibilité et un niveau élevé d'accompagnement professionnel.

Les deux offres proposées ne correspondent pas à deux niveaux de qualité. Elles répondent à deux besoins différents : izecca Gestion pour l'exécution des obligations comptables et administratives, izecca Pilotage pour y ajouter l'exploitation continue de l'information financière et l'accompagnement du dirigeant.

izecca Confiance permet au Mandant d'expérimenter ce modèle pendant un exercice commercial complet avant de décider s'il souhaite poursuivre la relation.

Le présent mandat traduit contractuellement les principes sur lesquels repose izecca : transparence des honoraires, liberté du Mandant, maîtrise des données, responsabilité professionnelle, disponibilité et définition préalable du périmètre des prestations.

Article 1 : Objet du mandat et documents contractuels

Le Mandant confie au Mandataire un mandat fiduciaire portant sur la tenue comptable, fiscale, salariale, administrative et financière de son activité, selon l'offre retenue à l'article 8.

Le Mandataire n'exerce pas d'activité de révision, d'audit ou de certification des comptes.

Article 2 : Socle comptable, commun aux deux offres

Quelle que soit l'offre retenue, le mandat comprend :

• la tenue de la comptabilité financière de l'exercice sur la base des pièces transmises;
• l'établissement du plan comptable adapté à l'activité et la reprise des soldes d'ouverture;
• la comptabilisation et l'imputation des pièces, ainsi que le contrôle des écritures;
• les rapprochements bancaires et le suivi des comptes de liquidités;
• le suivi comptable des débiteurs et des créanciers;
• les travaux de bouclement annuel : délimitations, provisions et amortissements;
• l'établissement des états financiers annuels : bilan, compte de résultat et annexe;
• la restitution annuelle des comptes et la réponse aux questions directement liées à leur compréhension;
• le signalement des échéances comptables et administratives couvertes par le mandat.

Article 3 : Prestations propres à izecca Gestion

Lorsque l'offre retenue est izecca Gestion, le socle de l'article 2 est facturé selon le volume annuel de pièces. Les prestations suivantes sont facturées séparément, à l'unité, selon l'Annexe 1 :

• établissement et dépôt des décomptes TVA;
• établissement et dépôt de la déclaration fiscale correspondant à la structure du Mandant, déclaration de la personne physique pour l'indépendant ou de la personne morale pour la Sàrl et la SA;
• gestion complète des salaires et des assurances sociales.

izecca Gestion ne comprend pas l'accompagnement continu décrit à l'article 4.

Les questions courantes du Mandant et les réponses apportées par courrier électronique ne sont jamais facturées. Cela vaut notamment pour les questions relatives à la comptabilité, à la fiscalité, à la TVA, aux salaires, aux charges et assurances sociales, à l'AVS, à la LPP ainsi qu'aux obligations administratives et fiscales du Mandant. Aucun compteur d'échanges et aucune facturation à la fraction d'heure n'est appliqué à un échange courant.

Lorsqu'une question révèle la nécessité d'un travail distinct au sens de l'article 11, le Mandataire en informe le Mandant et lui communique le prix correspondant avant toute intervention. La question reste sans frais ; seul le travail supplémentaire éventuel peut être facturé.

Article 4 : Prestations propres à izecca Pilotage

Lorsque l'offre retenue est izecca Pilotage, le mandat comprend, en plus du socle de l'article 2 :

• l'établissement et le dépôt des décomptes TVA lorsque l'option TVA est retenue, la concordance annuelle et l'analyse de la méthode de décompte lorsque cela est pertinent;
• l'établissement et le dépôt de la déclaration fiscale correspondant à la structure du Mandant;
• le suivi comptable périodique et l'établissement de bouclements périodiques, afin que les chiffres utilisés pour le suivi reposent sur une information structurée et contrôlée;
• un rapport périodique présentant les principaux éléments du résultat, du bilan et de la trésorerie, ainsi que les points nécessitant l'attention du Mandant;
• le suivi de la trésorerie et l'établissement de projections de trésorerie adaptées aux besoins courants du Mandant;
• l'établissement et le suivi d'un budget d'exploitation et d'un budget de trésorerie, ainsi que la comparaison du réalisé avec les prévisions;
• le suivi des débiteurs et des créanciers, des échéances et de leurs conséquences sur la trésorerie;
• les entretiens-conseils selon l'article 5.

La gestion des salaires reste facturée séparément selon l'Annexe 1.

Article 5 : Entretiens-conseils et périmètre du caractère illimité

Dans izecca Pilotage, les entretiens-conseils sont compris dans les honoraires. Aucun quota annuel et aucun crédit de rendez-vous n'est appliqué pour les échanges ordinaires liés à la comptabilité, à la fiscalité courante, à la TVA, aux salaires, à la trésorerie et à la gestion courante du Mandant.

Les échanges se déroulent par courrier électronique ou lors de créneaux réservables en visioconférence ou par téléphone. Le mandat prévoit en outre des rendez-vous approfondis au cours de l'année, selon les modalités convenues avec le Mandant.

Le caractère illimité ne signifie pas que toute mission spécialisée devienne comprise dans les honoraires. Les missions distinctes sont énumérées dans l'Annexe 1. L'échange reste compris dans le mandat, même lorsque sa conclusion est qu'un travail supplémentaire serait nécessaire.

Article 6 : Organisation de la production et intervention humaine

Les opérations répétitives susceptibles d'être systématisées peuvent être traitées au moyen de règles informatiques préalablement définies pour le dossier du Mandant. Lorsqu'une opération ne peut pas être traitée conformément à une règle suffisamment déterminée, elle est soumise à une intervention humaine.

L'automatisation ne transfère pas la responsabilité professionnelle du Mandataire et ne remplace pas les contrôles nécessaires à l'établissement des comptes.

Article 7 : Absence d'intelligence artificielle dans l'exécution du mandat

Aucune intelligence artificielle n'intervient dans l'exécution des travaux confiés au Mandataire, et aucune donnée, pièce, information ou contenu appartenant au Mandant ou concernant son dossier n'est transmis à un système d'intelligence artificielle.

Cette garantie couvre notamment :

• la comptabilité et la production comptable;
• le traitement, la lecture, l'analyse et la classification des pièces et données du Mandant;
• les bouclements et les états financiers;
• la TVA et la fiscalité;
• les salaires et les assurances sociales;
• les analyses financières, les rapports et les commentaires destinés au Mandant;
• les entretiens-conseils et les conseils professionnels;
• les courriers, correspondances et courriers électroniques adressés au Mandant ou rédigés pour lui;
• les réponses professionnelles apportées au Mandant;
• les travaux administratifs réalisés pour le compte du Mandant.

Les données du Mandant ne sont pas davantage utilisées pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.

L'automatisation utilisée par le Mandataire pour la production comptable repose sur des règles et traitements informatiques déterministes développés ou maîtrisés par le Mandataire. Automatiser ne signifie pas confier l'exécution du mandat à une intelligence artificielle.

Article 8 : Offre retenue et honoraires

Honoraires annuels : CHF [montant].- par an

Les honoraires sont déterminés selon l'offre retenue, le volume annuel de pièces comptables et le statut TVA. Ils sont publiés sur www.izecca.ch et détaillés dans l'Annexe 1, qui contient également la définition contractuelle de la pièce comptable.

Article 9 : Adaptation des honoraires au volume constaté

À chaque exercice, la catégorie tarifaire applicable peut être revue en fonction du volume de pièces réellement constaté.

Lorsque le volume diminue durablement et relève d'une catégorie inférieure, les honoraires sont adaptés à la baisse selon la grille applicable. Le même principe s'applique en cas d'augmentation.

Toute adaptation est communiquée au Mandant avant d'être appliquée.

Article 10 : Stabilité tarifaire

Le Mandataire garantit la stabilité de la grille applicable au Mandant pendant huit ans à compter de la signature, sous réserve que le volume de pièces et la nature du mandat restent dans la catégorie applicable.

Cette garantie ne s'applique pas et donne lieu à un nouvel accord dans les cas suivants :

• changement de catégorie de volume, à la hausse comme à la baisse, selon l'article 9;
• changement d'offre entre izecca Gestion et izecca Pilotage;
• modification de la forme juridique, de la structure ou du périmètre du Mandant, notamment création d'entités supplémentaires, activité internationale, consolidation ou comptabilité multi-devises;
• modification du statut TVA ou du nombre de salariés, ces éléments étant tarifés séparément;
• obligations légales, fiscales ou réglementaires nouvelles modifiant significativement le travail nécessaire;
• prestations supplémentaires demandées par le Mandant.

Lorsque les tarifs publics du Mandataire diminuent, le Mandant bénéficie de la grille la plus favorable pour une situation équivalente.

Article 11 : Missions distinctes

Certains travaux ne sont compris ni dans izecca Gestion ni dans izecca Pilotage et font l'objet d'une offre séparée. Ils sont énumérés dans l'Annexe 1 et comprennent notamment la restructuration, la fusion, la scission, l'acquisition ou la cession, la due diligence, la demande de ruling, les recherches fiscales particulières, la fiscalité internationale, la consolidation, les opérations intercompany, la comptabilité multi-devises, la modélisation financière approfondie, le rattrapage d'exercices antérieurs, les prestations relevant de l'activité propre d'un tiers, ainsi que les frais officiels et honoraires de tiers.

Article 12 : Numérisation et scan center

La numérisation des documents comptables et administratifs n'est comprise dans aucune des deux offres. Le Mandant transmet en principe ses pièces déjà numérisées via son espace dédié.

Si le Mandant souhaite confier cette numérisation au Mandataire, elle est facturée séparément à CHF 21.95 par heure, et aucune prestation de numérisation importante n'est effectuée sans accord préalable.

Article 13 : Responsabilité professionnelle et exécution du mandat

Le Mandataire assume personnellement la responsabilité professionnelle du dossier, notamment les décisions comptables significatives, les travaux de bouclement, les analyses et les conseils fournis au Mandant. Le Mandant sait qui connaît et supervise son dossier.

Les travaux fiduciaires, comptables, fiscaux et financiers confiés au Mandataire sont réalisés personnellement par celui-ci. Les tâches administratives et logistiques, notamment la réception des appels, le secrétariat, l'organisation des rendez-vous, la réception et la circulation des documents ainsi que la numérisation, peuvent être exécutées au moyen des systèmes du Mandataire ou par des collaborateurs autorisés soumis aux mêmes obligations de confidentialité. Ces collaborateurs n'interviennent pas dans le traitement comptable, fiscal ou financier des dossiers.

Aucune sous-traitance externe impliquant l'accès aux données confidentielles du Mandant n'est effectuée sans que des garanties appropriées soient mises en place, et le Mandant en est informé.

Article 14 : Solutions technologiques et localisation des données

Le Mandataire utilise ses propres solutions technologiques pour l'organisation, le suivi et le traitement des mandats confiés. Le cœur de cette infrastructure de production est développé et maîtrisé par le Mandataire.

Les données comptables et documents confiés pour l'exécution du mandat sont hébergés sur les infrastructures désignées par le Mandataire en Suisse. Le Mandataire organise ses traitements de manière à limiter l'accès aux seules personnes et systèmes nécessaires à l'exécution du mandat.

Chaque écriture est rattachée à sa pièce et à la règle qui l'a produite. Le Mandant peut demander une présentation du fonctionnement des traitements appliqués à son dossier.

Article 15 : Confidentialité et protection des données

Le Mandataire traite de manière confidentielle les informations reçues dans le cadre du mandat et les utilise uniquement dans la mesure nécessaire à son exécution, sous réserve des obligations légales.

Le cadre de traitement des données du Mandataire est établi en tenant compte des exigences applicables en matière de protection des données. Les engagements correspondants figurent dans l'Annexe 4.

Les données et documents du Mandant demeurent sa propriété exclusive.

Article 16 : Obligations du Mandant

Le Mandant s'engage à transmettre au Mandataire, dans les délais convenus, les informations, documents et accès nécessaires à l'exécution du mandat, selon l'Annexe 2.

Le Mandant demeure responsable de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la sincérité des documents et informations transmis, ainsi que des décisions de gestion qu'il prend.

Le Mandant informe spontanément le Mandataire de tout changement important dans son activité susceptible d'avoir des conséquences comptables, fiscales ou salariales.

Article 17 : Responsabilité

Le Mandataire exécute le mandat avec soin, diligence et professionnalisme, conformément aux règles de l'art et aux dispositions applicables.

Le Mandataire répond de l'exécution des travaux qui lui sont confiés dans le périmètre défini par le présent contrat et ses annexes.

Le Mandataire ne répond en revanche pas :

• des conséquences d'informations ou de documents inexacts, incomplets ou transmis tardivement par le Mandant;
• du non-respect d'une échéance lorsque les documents nécessaires n'ont pas été transmis dans un délai raisonnable permettant l'exécution des travaux;
• des décisions de gestion, d'investissement ou de financement prises par le Mandant;
• des prestations exécutées par un tiers, y compris lorsque celui-ci a été recommandé par le Mandataire;
• des décisions et appréciations des autorités administratives ou fiscales.

Article 18 : Recours à des spécialistes externes

Le Mandataire peut identifier les incidences comptables, fiscales et financières d'une problématique juridique ou spécialisée et assister le Mandant dans sa coordination. Les prestations relevant de l'activité propre d'un avocat, d'un notaire, d'un organe de révision ou d'un autre spécialiste sont confiées au professionnel compétent lorsque cela est nécessaire.

Le Mandataire peut recommander au Mandant l'intervention d'un spécialiste externe lorsque la situation dépasse son champ de compétence. Le Mandant reste libre de choisir le professionnel concerné. Aucun tiers n'est mandaté au nom du Mandant sans son accord.

Tout intérêt économique ou toute relation susceptible d'être pertinent dans une recommandation est communiqué au Mandant avant la mise en relation.

Article 19 : izecca Confiance

izecca Confiance constitue le mécanisme par lequel le Mandataire permet au Mandant d'évaluer le modèle izecca sur la base de son exécution réelle plutôt que sur la seule base d'une promesse commerciale.

Lorsque izecca Confiance est retenue, le Mandant bénéficie pendant douze mois de l'offre izecca Gestion ou izecca Pilotage qu'il a choisie, dans les mêmes conditions de production, de contrôle et de responsabilité professionnelle qu'un mandat payant.

• Aucun honoraire, abonnement, frais fixe ou frais variable n'est facturé pendant cette période, y compris le déplacement en Suisse romande;
• aucun critère d'éligibilité lié à la forme juridique, à la taille ou à l'ancienneté du Mandant n'est appliqué;
• le périmètre reste celui de l'offre retenue, avec les mêmes missions distinctes qu'un mandat payant selon l'article 11;
• demeurent hors du cadre le rattrapage d'exercices antérieurs à la période, les frais officiels et les honoraires de tiers;
• la période prend fin automatiquement à son terme, sans formalité et sans reconduction tacite;
• le Mandant décide alors librement de poursuivre aux honoraires de l'article 8, de reprendre sa comptabilité en interne ou de confier son dossier ailleurs.

Pendant la période izecca Confiance, le Mandant conserve son droit de résilier le mandat en tout temps. Le Mandataire s'engage pour sa part à assurer le mandat jusqu'au terme de cette période et ne peut y mettre fin de manière anticipée, sauf juste motif rendant raisonnablement impossible la poursuite de la relation, notamment violation grave des obligations de collaboration, demande d'accomplir un acte illicite, impossibilité légale de poursuivre le mandat, conflit d'intérêts ou comportement rendant la relation professionnelle inexigible.

Article 20 : Résiliation et transition

Le Mandant peut résilier le présent mandat en tout temps, par écrit ou par courrier électronique, sans indemnité de sortie.

Dès notification de la résiliation, le Mandataire remet au Mandant l'ensemble des documents et données lui appartenant, dans un format exploitable, dans un délai de trois jours ouvrables.

La transition est organisée de manière propre au regard de l'état d'avancement du dossier. Les travaux déjà exécutés et non couverts par la période izecca Confiance restent dus.

Article 21 : Droit applicable et for

Le présent mandat est soumis au droit suisse, notamment aux dispositions relatives au mandat prévues par le Code des obligations.

Le for est celui du siège du Mandataire, sous réserve des dispositions légales impératives en matière de compétence.

Article 22 : Acceptation

Fait en deux exemplaires.

Lieu et date : __________________________________________

Document contractuel établi par izecca fiduciaire, Suisse Romande. Les annexes 1 à 4 font partie intégrante du présent contrat.

Document contractuel izecca fiduciaire. Les garanties correspondantes sont publiées sur izecca.ch/garanties, les honoraires sur izecca.ch/tarifs. Mentions légales et politique de confidentialité. Retour au site.